En typisk arbejdsdag

En arbejdsdag i CateringPlanner har tre trin: Køen, Dagsleveringer og Udskriv. Men først skal ugen være oprettet.

Før dagen: ugen

Opret uge – én gang om ugen

En uge har ingen leveringer, før den er oprettet. Åbn Dagsleveringer og vælg en dag i den nye uge. Står der "Uge 15 er ikke oprettet.", trykker du på Opret uge 15.

CateringPlanner laver så ugens leveringer ud fra de faste ordrer. Bagefter står der øverst på dagen, hvornår uge 15 blev oprettet, og hvor mange leveringer og PAX dagen har.

Under Sprunget over kan du se, hvilke faste ordrer der ikke gav en levering, og hvorfor. Det kan fx være "På pause." eller "Kunden er deaktiveret."

Godkender du en ordre i Køen til en uge, der ikke er oprettet endnu, venter den: "Godkendt. Venter på uge 15." Den kommer med, når ugen bliver oprettet.

Opdater fra faste ordrer – når faste ordrer ændres

Ændrer du en fast ordre, efter ugen er oprettet, kommer ændringen ikke med af sig selv. Det gør den først, når du trykker på Opdater fra faste ordrer på Dagsleveringer.

Knappen bliver orange, når faste ordrer er ændret for denne uge. Så er der noget at hente.

Når du trykker, vælger du, hvor langt opdateringen skal nå:

Kun onsdag 8/4 – kun den dag, du står på.
Onsdag 8/4 og resten af ugen – den dag og resten af ugen.

Opdateringen kan tilføje og rette leveringer, men også aflyse og gendanne dem, fx når en ugedag er fjernet fra en fast ordre, eller den står på pause. Bagefter står der, hvad der skete, fx "2 tilføjet · 1 opdateret · 1 aflyst."

En levering, som nogen har rettet i hånden, efter ugen blev oprettet, bliver ikke overskrevet. Den står på listen med "Ændret efter ugeoprettelse, ikke opdateret." En levering, der allerede er aflyst, står med "Aflyst, ikke opdateret." Ret dem selv, hvis den faste ordre skal gælde.

Du kan kun opdatere i dag og senere dage. Dage, der er gået, bliver ikke ændret.

Dagen i tre trin

1. Køen

Nye ordrer kommer ind i Køen, når en mail er læst. Lister fra en forhandler ligger under forhandlerens navn. Mails fra kunderne ligger under Andre mails. Under hver af dem er Køen delt op efter uge og dag.

Til sidst kommer Ingen ordre fundet med de mails, der ikke ligner en ordre, og Dubletter med de mails, der er mærket "Allerede modtaget". De er lukket, til du klikker på dem, og står med den nyeste øverst uden uge og dag.

En rød kunde Kræver handling. Klik på kunden. Til højre ser du mailen eller dokumentet og det, CateringPlanner har læst i den.

For hvert forslag vælger du:

Godkend – forslaget bliver til en levering, eller ændrer en levering.
Afvis – forslaget bruges ikke. Du kan skrive en begrundelse, og så trykker du på Afvis forslag.

Et kort, du har godkendt eller afvist, bliver stående i Køen i et døgn.

En kundemail får kun kort for de dage, den ændrer. Mailens øvrige dage står på kundens første kort fra mailen, fx "Mandag, tirsdag og fredag er som planlagt." Ændrer mailen ingen dage, får kunden ét grønt kort under Andre mails på mailens første dag med "Som planlagt". Tryk på Markér som set, når du har set det. Kortet tæller ikke med i Køens tal. Lister fra en forhandler får ingen af delene.

Forkerte tal kan du rette, før du godkender. Tryk på Rediger på kortet. Det åbner en tabel med én række: dagen med dato, PAX, Leveringstid og en kolonne for hver diæt, også en diæt, mailen ikke nævner. Under et tal, der er anderledes end leveringen, står "før …" med det, leveringen har nu. En ny levering har ingen "før". Et tomt diætfelt betyder "ikke angivet" – ikke 0. Under tabellen står dagens Ekstra og tilkøb og dens Note, én linje pr. note, som du kan rette eller fjerne. Intet bliver gemt, før du trykker på Godkend.

Et kort med Ændrer fast ordre viser øverst "Fra" med den dag, ændringen gælder fra, fx "Fra fredag 23/10", og "Bestilt af" med den, der har bestilt. Derunder står det, kortet spørger om, og til sidst ugedagene og noten.

Et kort med Ændrer fast ordre har også Rediger. Det åbner Ugedage: mandag til fredag, som den faste ordre bliver, med PAX og en kolonne for hver diæt. Under et tal, der er ændret, står "før …" med det, den faste ordre havde, da mailen blev læst. Med Fjern levering og Tilføj levering slår du en ugedag fra eller til. Under tabellen retter du de ekstra og den note, ændringen tilføjer. Den faste ordres egne ekstra og noter retter du under Faste ordrer. Intet bliver gemt, før du trykker på Godkend.

Kunne CateringPlanner ikke læse antallet af en diæt, står det øverst på kortet, fx "Uafklaret · Antallet af vegetar (V) kunne ikke læses: „nogle vegetarer“". Skriv antallet i feltet under, fx Vegetar (V) pr. dag, også hvis det er 0. Antallet gælder hver ugedag, hvor teksten står, og der kommer ingen note. Vælger du i stedet Behold som nu, beholder diæten det antal, den faste ordre har, og teksten bliver en note. Godkend virker først, når du har skrevet antallet eller valgt Behold som nu.

Har én person to diæter, fx „1 vegetar og glutenfri“, spørger kortet om teksten som et ukendt ønske med antallet: "Ukendt ønske: vegetar og glutenfri (1)". Vælg under Hvad er ønsket? en diæt, der dækker begge, fx „Vegetar + glutenfri“. Findes den ikke, opretter du den først under Diæter. CateringPlanner husker valget, så den næste mail med samme tekst får diæten med antallet.

Feltet og Ugedage under Rediger viser det samme. I Ugedage er diætens felt tomt med "Antal ukendt" under, til du har skrevet antallet. Har dagene forskellige antal, er feltet på kortet tomt, og der står "forskellig pr. dag". Skriver du et tal i det, gælder tallet alle dagene. En dag, du har trykket Fjern levering på, får ikke noget antal.

Skift kunde står på kortet, når CateringPlanner er i tvivl om kunden eller leveringsstedet. Ellers finder du den under Rediger.

Nævner en mail flere dage, vælger du under Gælder, hvad godkendelsen gælder: Kun den ene dag, Hele uge 15 eller Hele mailen. Vil kunden ændre sin faste ordre, vælger du Fast ordre fra dagen. Knappen hedder så Godkend fast ordre.

Under Hele uge 15 åbner Rediger en tabel for hele ugen: mandag til fredag med dato, hver dag med de tal, mailen skriver for den. Du retter hver dag i sin egen række. Ekstra og tilkøb står én gang for hele ugen, og hver linje er sat kryds ved de dage, den gælder. Det samme ekstra med forskelligt antal står på hver sin linje, fx rugbrød 3 mandag og tirsdag, 2 onsdag og 1 torsdag og fredag. Retter du antallet på en linje, gælder det alle dagene med kryds. Fjerner du krydset ved en dag, forsvinder linjen kun fra den dag. Noterne står også én gang, hver for Alle dage eller de Ugedage, du vælger. Ekstra og noter kan kun sættes kryds ved de dage, der kan rettes i tabellen.

Nogle rækker kan ikke rettes. De viser, hvordan dagen bliver: "Aflyst", når mailen aflyser dagen, "Er gået" for en dag før i dag, og "Ikke i mailen" med leveringen, som den er nu, for en ugedag, mailen ikke nævner. Har dagen ingen levering, står der "Ingen levering". En dag, mailen tilføjer PAX til, en dag med to forslag, fx en ny levering ved siden af dagens, og et forslag for flere dage viser den linje, der står under Gælder, fx "+6 PAX" eller "Ny levering · 22 PAX". Godkend skriver hver dag med sine egne rettelser. En dag, du ikke har rettet, bliver skrevet, som mailen siger. Vælger du Kun den ene dag, gælder tabellen kun den dag. Vælger du Hele uge 15 igen, er dine rettelser til ugen der stadig.

Kender CateringPlanner ikke kunden, står der "Kunden findes ikke i kunderegistret." Vælg Opret kunde, eller vælg den rigtige kunde under Vælg eksisterende kunde…. Vælger du en eksisterende kunde, husker CateringPlanner navnet til næste gang.

Under hver forhandler kan du godkende mange på én gang med Godkend alle. Det kan ikke bruges under Andre mails. Tallet på knappen viser, hvor mange der kommer med. Skal nogle kunder ses efter først, står de under knappen, og knappen virker først, når de er afgjort. Ændringer af faste ordrer godkendes altid enkeltvis.

Har du trykket forkert? Lige efter du har godkendt eller afvist, står der fx "Godkendt: Solsikken Børnehus" med knappen Fortryd. Fortryd tager din seneste beslutning tilbage, og alt, hvad den ændrede, bliver som før. Det gælder et kort for en dag, Hele uge 15 og Hele mailen, Godkend fast ordre og Fast ordre fra, og en kunde på en Kitchen Switch List. Har godkendelsen lært CateringPlanner et kundenavn, glemmes navnet igen, og de andre kort med samme navn bliver som før. Godkend alle kan ikke fortrydes. Knappen forsvinder, så snart du gør noget andet.

Kom en ordre på papir eller som fil? Tryk på Upload dokument… og vælg filen. Køen tager imod PDF, CSV eller Word (.docx). Filen bliver læst, og forslagene kommer i Køen.

2. Dagsleveringer

Dagsleveringer viser dagen for ét køkken ad gangen. Vælg køkkenet under Køkken, og vælg dagen med pilene eller I dag.

Under Visning kan du vælge Rækker eller Tabel. Tabel viser også I alt: det, køkkenet skal lave. Diæter tælles aldrig sammen med PAX.

Klik på en kunde for at se og rette leveringen: PAX, diæter, Tid, Beskrivelse, Note og Ekstra. Et tomt diætfelt betyder "ikke angivet" – ikke 0.

Aflys… – skriv en årsag, og tryk på Aflys levering. En aflyst levering kan hentes tilbage med Gendan.
Flyt… – vælg den nye dag, og tryk på Flyt levering.
Opret levering… – en ekstra levering, der ikke kom ind via Køen. Vælg kunde, leveringssted og køkken, skriv PAX, og tryk på Opret levering.

3. Udskriv

Udskriv laver dagens papirer. Der er tre faner:

Køkken – det, køkkenet skal lave, med de største leveringer først.
Dagsordrer – dagens ordrer samlet efter forhandler, og så ekstra og tilkøb.
Etiketter – én etiket pr. levering. Vælg etiketarket under Etiketark til udskrift.

Vælg køkken og dag som på Dagsleveringer. Tjek papiret på skærmen. Ser noget forkert ud på Køkken eller Dagsordrer, så klik på kundens række. Så åbner leveringen på Dagsleveringer for samme køkken og dag, og du kan rette den. Er rækken en kantine, åbner kantinen. Tryk på Opret PDF, når papiret er rigtigt. Når PDF'en er klar, åbner du den med knappen, fx Åbn Køkken (PDF), og udskriver den.

Ændres en levering bagefter, står der "Leveringer er ændret, opdatér PDF". Tryk på Opdatér PDF, og udskriv igen.

Du kan også lave hele dagens PDF fra Dagsleveringer med Opret PDF. Der vælger du, hvilke papirer der skal med. Er der forslag i Køen for dagen, som ikke er godkendt, spørger CateringPlanner først. Vælg Vis i Køen for at se dem, eller Opret PDF alligevel.